Si vous êtes de ceux qui disent : « Je n’utilise pas d’applications de gestion des tâches parce qu’y entrer prend trop de temps », il y a de fortes chances que vous n’ayez pas encore trouvé une plateforme adaptée aux besoins de votre équipe.
L’utilisation d’une application de gestion des tâches permet aux membres de l’équipe d’attribuer des tâches, de définir des priorités et de suivre l’avancement des projets en cours.
Elle aide également les managers à superviser les charges de travail et à s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Pour les équipes gérant plusieurs projets à la fois, un gestionnaire de tâches pour équipes à distance est un outil précieux pour améliorer la coordination et la productivité globale.
En intégrant des applications de gestion des tâches dans votre flux de travail, vous réduirez les risques de malentendus et veillerez à ce que tous les membres de l’équipe travaillent vers les mêmes objectifs, de manière plus organisée et structurée.
Une fois que vous aurez trouvé l’outil de gestion des tâches idéal, vous serez étonné de la différence considérable qu’une telle plateforme peut apporter. Heureusement, de nombreux outils sont disponibles, ce qui facilite la recherche de celui qui correspond aux besoins et aux processus de votre équipe.
Pour cet article, j’ai décidé de vous proposer un aperçu complet des meilleurs outils de gestion des tâches — leurs fonctionnalités, leurs avantages et leurs plans tarifaires.
1. Chanty
Chanty : un outil tout-en-un pour la gestion des équipes à distance. Chanty est une alternative puissante à Slack, Google Hangouts et autres plateformes de collaboration. Il est économique, facile à utiliser et orienté vers l’efficacité.
Cet outil offre aux chefs d’entreprise un moyen simple de gérer des équipes solides. Il dispose d’un large éventail d’intégrations intégrées et prend en charge plusieurs types de pièces jointes (y compris le partage de fragments de code) en toute simplicité. Les designers y trouveront également leur compte grâce à un élégant mode sombre.
Principales fonctionnalités :
- Historique de messages consultable illimité.
- Appels de groupe et visioconférences pris en charge.
- Gestionnaire de tâches centralisé sur un tableau Kanban.
- Raccourcis pratiques pour les messages les plus importants, permettant aux managers de gagner du temps et d’organiser efficacement la communication.
- Fragments de code avec mise en forme personnalisée pour aider les développeurs à communiquer clairement.
- Privilèges personnalisables garantissant que rien de confidentiel ne passe entre les mailles du filet lors de collaborations avec des tiers.
Tarifs :
- Compte gratuit pour les petites équipes (jusqu’à 5 personnes).
- Abonnement payant, incluant des fonctionnalités avancées (appels audio et vidéo de groupe, partage d’écran, assistance dédiée, etc.) : 3 $/mois/utilisateur.
2. ProofHub
Souvenez-vous quand assigner des projets à votre équipe ressemblait à un chaos agile ? Ce n’est plus une fatalité ! Avec ProofHub, vous pouvez rationaliser vos tâches, transformer des calendriers complexes en étapes simples, et garder tout le monde informé de l’avancement. Et c’est une solution abordable pour les équipes de toutes tailles et de toutes formes.
Collaborez facilement grâce à un espace de travail unifié, une gestion intelligente des tâches et des rapports clairs. Centralisez, déléguez et planifiez en toute simplicité. Voilà une manière intelligente de réaliser vos projets.
ProofHub dispose de tout ce dont vous avez besoin pour faire avancer vos projets dans les délais et respecter votre budget. Cette application de gestion de projets est équipée pour le partage de fichiers, les conversations, les calendriers, les tâches, l’attribution des rôles, et bien d’autres outils essentiels pour faire passer votre équipe au niveau supérieur.
Fonctionnalités phares :
- Créez des flux de travail personnalisés pour plusieurs projets, simplifiant ainsi la gestion des tâches et rendant la gestion de projet à la fois facile et agréable.
- Définissez des jalons dans vos projets pour suivre vos progrès et ajuster votre plan en cas d’adversité ou de défi.
- Visualisez facilement vos projets et évaluez la progression des tâches avec les tableaux Kanban et la vue tableau.
- Connectez-vous à votre compte où que vous soyez et à tout moment pour collaborer avec votre équipe, voir qui travaille sur quoi, suivre les progrès et partager des documents.
- Son interface ridiculement simple rend les tâches accessibles aux équipes et leur offre tous les outils nécessaires en un seul espace.
3. ClickUp
ClickUp est une solution de productivité polyvalente conçue pour tout gérer, des tâches quotidiennes aux projets complexes, en passant par l’ensemble du flux de travail de votre entreprise. Que vous soyez un entrepreneur individuel ou une grande entreprise, des équipes de divers secteurs s’appuient sur ClickUp pour garder une longueur d’avance sur leurs tâches.
L’efficacité est au cœur de chaque fonctionnalité de ClickUp, avec des centaines d’outils flexibles pour stimuler la productivité, associés à une interface conviviale qui simplifie la gestion des tâches, quel que soit le style de projet adopté.
Organisez facilement votre travail grâce à la structure hiérarchique unique et évolutive de ClickUp. Décomposez même les tâches les plus complexes en sous-tâches gérables, faciles à modifier et à réorganiser. Visualisez ensuite votre travail de plus de 15 façons différentes grâce à des vues personnalisables, notamment Liste, Diagramme de Gantt, Calendrier, et une vue Tableau inspirée de Kanban.
Au-delà de l’organisation et de la structure, ClickUp intègre des fonctionnalités telles que l’automatisation des tâches, les ClickApps personnalisables, les champs personnalisés, et bien plus encore pour rationaliser vos processus et optimiser vos journées de travail.
Fonctionnalités phares :
- Accélérez la collaboration avec plusieurs responsables assignés et des fils de discussion pour chaque tâche.
- Transformez les commentaires en actions à réaliser et gagnez du temps avec des enregistrements d’écran partageables.
- Définissez des statuts personnalisés pour clarifier vos flux de travail, et créez des modèles pour les reproduire en quelques secondes.
- Ajoutez des listes de contrôle dans les tâches pour suivre tout, des flux de travail complexes aux simples listes de tâches.
- Créez des liens entre les tâches pour naviguer rapidement entre les éléments liés et définissez des dépendances pour établir un ordre des opérations.
4. Trello
Trello est l’un des outils de gestion des tâches les plus largement utilisés et pratiques. Si vous ne l’avez pas encore découvert, la plateforme mérite le détour. Elle permet aux gestionnaires d’équipe d’attribuer des tâches en toute simplicité en glissant-déposant des cartes de tâches sur des tableaux.
Trello propose une multitude d’intégrations, comme les aperçus de fichiers avec Dropbox et Google Drive. De plus, l’interface est entièrement personnalisable — si vous aimez soigner l’esthétique, la plateforme vous offrira toute la liberté créative dont vous avez besoin.
Trello est également adapté aux mobiles : les applications Android et iOS sont simples à utiliser et permettent aux membres de l’équipe d’accéder à leurs tâches quotidiennes en déplacement.
Fonctionnalités phares :
- Extension Chrome qui informe les membres de l’équipe des tâches en cours sans avoir à changer d’onglet ou ouvrir une application.
- Raccourcis clavier qui font gagner un temps précieux lors de la navigation entre plusieurs tableaux de travail.
- Étiquetage et couvertures de tableau pour suivre plus facilement les nouvelles tâches.
- Listes de contrôle, idéales pour aider les managers à s’assurer que les membres de l’équipe prêtent attention aux détails.
5. Monday
Si je devais décrire Monday.com en quelques mots, sans hésiter, je dirais « stylé ». Bien que sa gamme de fonctionnalités soit impressionnante, l’accent mis sur le visuel élève l’expérience utilisateur à un tout autre niveau.
Monday.com est une véritable solution tout-en-un pour les entreprises. Elle offre des intégrations puissantes avec des plateformes de communication, un calendrier et d’autres applications, tout en garantissant une cryptage complet des données et en intégrant une messagerie instantanée.
Alors que de plus en plus d’équipes dans le monde s’adaptent à la frénésie du travail à distance, Monday.com est l’outil idéal pour transférer tout votre bureau en ligne. Utiliser une plateforme comme celle-ci améliore la productivité tout en évitant le chaos et les mauvaises gestions. La gestion de projet peut être un défi, mais un bon logiciel et une structure de travail bien organisée simplifient considérablement le processus.
Fonctionnalités phares :
- Édition en lot et vitesse d’exécution élevée — Monday.com est pratiquement imbattable en termes de performance.
- Espaces de travail préconfigurés qui permettent aux gestionnaires de gagner du temps lors de la mise en place d’un bureau à distance.
- Récupération des données supprimées — même si un membre de l’équipe supprime un tableau, il peut être restauré depuis la corbeille dans un délai de 30 jours.
- Design personnalisable — ajustez l’affichage et la palette de couleurs de votre espace de travail pour rendre l’expérience de travail agréable et motivante.
6. nTASK
Si vous recherchez un gestionnaire de tâches gratuit avec des fonctionnalités avancées de planification de flux de travail, alors nTask est fait pour vous. Bien que ce soit un nouvel acteur dans le domaine de la gestion des tâches, cet outil a gagné une popularité considérable ces derniers temps. Utilisé par plus de 100 000 équipes dans le monde, nTask est devenu le gestionnaire de tâches incontournable pour les PME, les freelances, les startups et les grandes entreprises.
Pourquoi les managers s’intéressent-ils davantage à l’application nTask ? nTask est équipé de nombreuses fonctionnalités robustes nécessaires pour gérer efficacement des projets et des entreprises. Cette application est idéale pour l’idéation, la planification, l’exécution des tâches et le suivi des projets multiples.
Fonctionnalités phares :
- Liste de tâches interactive : créez et assignez facilement des tâches à vos membres d’équipe en fixant des dates d’échéance.
- Visualisation des progrès avec des diagrammes de Gantt : gérez vos flux de travail de manière visuelle grâce aux diagrammes de Gantt d’nTask, équipés d’une fonction glisser-déposer.
- Collaboration d’équipe : facilitez la communication au sein de votre équipe et collaborez sur les tâches, les projets, les problèmes et les risques.
- Plan gratuit avec une option payante abordable.
7. Pics.io
Saviez-vous que, chaque année, les entreprises perdent jusqu’à 2,5 millions de dollars en productivité en raison d’une infrastructure de gestion des actifs insuffisante ? Les coûts liés aux difficultés des marketeurs ou des designers à trouver le bon fichier sont considérables. C’est pourquoi l’intégration d’une plateforme fiable de gestion des actifs numériques (DAM) dans votre infrastructure de gestion de tâches est essentielle.
Pics.io : notre outil DAM préféré en 2020. Pics.io tire parti des avantages de Google Drive (stockage et accessibilité) tout en ajoutant une multitude de fonctionnalités personnalisables.
Les gestionnaires d’équipes, marketeurs et designers peuvent utiliser cet outil pour organiser des fichiers en quelques clics, échanger des données au sein de l’équipe, suivre les modifications et présenter des portfolios aux clients. Ces fonctionnalités avancées sont emballées dans une interface intuitive et conviviale, rendant l’adoption de Pics.io très facile.
Fonctionnalités phares :
- Large éventail d’outils d’organisation des fichiers : recherche basée sur l’IA et les mots-clés, éditeur de métadonnées, et étiquetage basé sur la localisation.
- Outils de marque intégrés : choisissez parmi 10 modèles pour apprendre à créer un site Web qui présente vos créations ou supports marketing sous leur meilleur jour.
- Paramètres d’accès flexibles : Pics.io permet aux propriétaires d’entreprise de limiter l’accès aux données, garantissant que les freelances ou partenaires n’aient pas accès aux actifs confidentiels.
- Contrôle des versions : les designers et marketeurs peuvent stocker des versions de brouillons sans encombrer le stockage et suivre les modifications.
8. Automate.io
Aujourd’hui, les responsables d’équipe utilisent de nombreuses applications pour garder le contrôle total des processus et rester productifs. Cependant, connecter ces outils entre eux et avec chaque utilisateur peut parfois être un véritable défi.
C’est là qu’Automate.io entre en jeu. Cette plateforme permet de créer des workflows personnalisés impliquant plusieurs applications. Par exemple, un chef de projet peut configurer la création automatique d’une carte Trello chaque fois qu’un nouveau message est posté dans un canal Slack #tasks. Avec Automate.io, créer une telle séquence d’événements ne prend que quelques clics. C’est ce qu’on appelle une gestion des tâches de nouvelle génération.
Fonctionnalités phares :
- Interface conviviale et service client excellent.
- Adapté aux équipes — Automate.io permet aux équipes de créer des workflows partagés.
- Mappage détaillé des champs pour une automatisation flexible et personnalisée.
- Abordable pour les petites équipes et les entreprises locales.
9. Basecamp
« Vieux mais précieux », c’est exactement ce que l’on peut dire de Basecamp. Certes, cet outil n’est pas le plus récent sur le marché, mais il reste très pertinent parmi les responsables de startups, les propriétaires de PME et les grandes équipes.
Quel est le secret de la longévité de Basecamp ? À mon avis, c’est la combinaison puissante de toutes les fonctionnalités dont une équipe a besoin pour gérer des projets à distance : un chat en temps réel, un tableau de bord de reporting, un gestionnaire de tâches, et bien plus encore. La plateforme intègre également une bonne dose de gamification — elle rend la gestion de projet à la fois ludique et engageante.
Fonctionnalités phares :
- Listes de contrôle robustes — il est facile de suivre les sous-tâches dans Basecamp.
- Rapports détaillés qui permettent de suivre l’efficacité de chaque employé et de garder un œil sur les mises à jour de statut.
- Hill charts qui offrent une excellente visualisation de l’avancement du projet.
- Une boîte de réception séparée pour les notifications, afin qu’elles ne viennent pas encombrer le chat.
10. Jotform Tables
Chaque entreprise a besoin de tableurs. C’est ce qui permet d’organiser toutes vos données et de gérer facilement tous types d’informations. Jotform Tables est conçu pour être une solution de tableur facile à utiliser et riche en fonctionnalités, que vous pouvez utiliser pour gérer vos projets et suivre l’avancement de vos tâches.
Jotform Tables vous permet de partager votre espace de travail avec votre équipe par e-mail ou via un lien. Grâce aux données du tableur mises à jour automatiquement, vous pouvez collaborer avec votre équipe et assigner des tâches directement depuis votre espace de travail sans quitter l’application. Vos assignés sont immédiatement notifiés et peuvent passer à l’action depuis n’importe quel appareil.
Lorsque vous envoyez des formulaires à votre équipe pour qu’elle les soumette, les données sont importées en temps réel dans votre tableur. Ajoutez des colonnes et des sections supplémentaires pour innover votre tableur sans modifier quoi que ce soit sur le formulaire original. Les possibilités de productivité et de flux de travail sont infinies, en particulier pour les entreprises de grande envergure.
Fonctionnalités phares :
- Collaborez avec les membres de votre équipe sur le même tableau en temps réel.
- Ajoutez différents types de colonnes, incluant des tags, des assignés, ou des évaluations par étoiles.
- Utilisez des workflows d’approbation pour vous assurer que vos tâches sont transmises à la bonne personne.
- Passez à la vue carte pour un outil de gestion de tâches plus traditionnel.
- Utilisez les intégrations d’applications pour envoyer vos données vers des dizaines d’autres outils logiciels dans votre flux de travail.
Conclusion
Voici notre sélection des meilleures applications de gestion de tâches qui aident les équipes à rester productives, même loin des bureaux. Il existe de nombreuses autres applications de gestion de tâches sur le marché, alors n’hésitez pas à les explorer également.
Gardez à l’esprit que le chemin vers l’application de gestion de tâches parfaite est différent pour chaque équipe. Cela dépend du budget, des compétences techniques de vos employés et des préférences personnelles.
C’est pourquoi il est tout à fait normal de prendre le temps nécessaire pour trouver le gestionnaire de tâches à distance qui correspond à vos besoins — les bénéfices en vaudront l’effort.
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